修志资料的搜集整理和选用，是一项基础性工作，直接关系志书编纂工作的成败。只有深入细致地做好资料搜集整理和选用工作，才能“究天人之际，通古今之变，成一家之言”，编出好的志书。

一、怎样搜集修志资料

第一，培训人员。志书是一种著述性成果，有较高的学术地位和价值。胡乔木说：“过去修志是一些很有学问的人去做的，它本身是一项学术性工作。”要求修志人员必须具备较高的政治理论素质、文化基础素质、方志业务素质，有较强的事业心、责任感和奉献精神，能运用新观点、新材料、新方法编纂新的方志，运用历史、地理、档案等多方面知识，解决搜集资料过程中遇到的一些实际问题。可以采取业务培训、参观学习、典型引路等形式，提高修志人员素质。

第二，拟定提纲。资料征集提纲如同建筑材料的采购清单，应注明资料来源、出处和线索，以便按图索骥，知道文字资料到哪里去找，图片资料到哪里去找，音像资料到哪里去找，口碑资料到哪里去找，做到胸中有数。按照志书的基本框架，列出各个历史时期的重大事件与问题，分成若干部类，如自然、经济、政治、文化、社会、附录等，然后，以目或节作为基本单元，将资料的来源、线索、工作进度等逐一写明，拟制实施提纲。也可直接以篇目草案作为资料的搜集提纲。用篇目指导资料搜集，通过资料搜集来完善篇目。

第三，精心组织。提纲制定后，就要落实人选，明确任务和分工，组织专人搜集。按照“采编合一”的要求，具体负责某一部分初稿的编写人员，包括主编或副主编，都应直接参加该部分的资料征集工作，掌握第一手资料，以便写起来得心应手。可以分散搜集，即按资料工作的统一要求，自行搜集，自行编写，定期完成；可以集中搜集，即在一定时间内，有组织有步骤地集中人员搜集，比如进档案馆，将资料一次筛定；可以分散与集中结合搜集，即根据需要，宜分则分，宜合则合，分合并用。比如，专业性强的资料分头搜集，综合性强的资料集中搜集；较容易搜集的资料分散搜集，较难搜集的资料集中搜集。不管采用哪种方法，都要结合实际情况，分工协作，博采详收，“出去一把抓，回来再分家”。同时，还要发动群众广泛搜集。一是按《地方志工作条例》要求，发文件，出布告，寄信函，动员社会献出珍藏的文献资料。在首轮修志过程中，应城县政府发布《致全县革命前辈、社会名流的一封信》和《致旅居台湾香港及国外同乡书》，收到好的效果。二是组织撰写部门志、单位志、行业志、企业志、乡村志等，在普及修志工作中搜集保存资料。三是印发调查表，发动基层单位填写，然后汇集资料。四是向有关人员咨询或约稿，了解详情。在整个资料搜集整理过程中，各地都应注意以点带面，及时推广典型，促进资料工作平衡发展。孝感军分区在军事志续修过程中，采取“进三馆”（档案馆、博物馆、图书馆）、“找三办”（方志办、党史办、文史办）、“问三老”（老红军、老八路、老干部）、“走三所”（军队干休所、地方军休所、老干部疗养所）、“查三疑”（孤立无证的、记载矛盾的、史料与证词不一致的）的办法搜集资料，取得好的效果。他们那种深入细致的作风、有条不紊的安排，值得学习和借鉴。

第四，全面搜集。在搜集资料时，不要带任何框框，不要断章取义，正面的、侧面的或反面的资料，同一事件的不同记载的资料，本地本单位的资料，外地外单位的资料，在职在本地重要人员所掌握的资料，不在职不在本地重要人员所掌握的资料，时间上限资料，时间下限资料等，都要搜集，宁多勿漏，力求全面、系统、客观、准确。基本途径：1．搜集文书档案资料。文书档案资料，包括命令、通知、报告、调查、简报、公告、批文、法规、制度、计划、总结、统计报表、会议记录、任免事项、工作细则，以及其他文书档案资料。这是工作过程中形成的材料，系历史活动的原始记录，大多是独家拥有，能说明事物的来龙去脉。确认所需资料的价值后，可采取复印、抄录、制卡片、做记录等方法收集。2．搜集报刊图书资料。重点查阅记载本地区、本系统情况的书籍和报刊，如政策法规、科学专著、调研文集、史志年鉴、画册图集、文献汇编、工作通讯等。可以参考有关工具书，利用检索工具，查找资料线索；可以请专家指导，开列书目和报刊文章目录，了解有关内容。认真阅研各类文稿，确认所需资料的价值后，再进行收集。3．搜集私人著述及其他文字资料。私人笔记、日记、诗集、文集、手稿、函电、书信、游记、传记、讲演稿等，不论公开与否，只要记载着亲见、亲历、亲闻的事实，有很高的史料价值，就可以补充文书档案和报刊图书资料的不足。年谱、账簿、合同、公约、诉状、厂规、广告、商标、名册、会刊、校刊、章程、同乡同学通讯录、家谱、族谱、宗谱等，凡有价值者，均可收集。4．搜集实物资料。一些图照资料、音像资料、缩微资料，能够客观真实地记录当时场景和历史原貌，可以直接搜集。一些计算机识读资料，如磁盘和磁带，存取快捷，查找方便，易于改变和更新，便于志书的编写、修改，也可以直接搜集。一些遗址遗迹，提供前人社会生活、文化发展等有关情况；一些革命文物和历史文物，载负逝去岁月的信息；一些碑刻、石刻，涉及文化、艺术等多方面内容，都可以通过实地调查和勘察，进行收集。收集时要注意测量，做好记录，进行必要的摄影和录像。5．搜集口碑资料。口碑资料俗称“活资料”，是耳闻目睹、亲身经历的原始资料。主要包括：回忆录、民歌民谣民谚、民间传说和逸闻轶事、口传技艺偏方等。可通过采访知情人等途径获取这些资料。要做到脑勤、口勤、手勤、足勤，深入采访。或请进来，召开座谈会，面访；或走出去，蹲点登门采访；或约请知情人撰写回忆录。要有“三顾茅庐”精神，善跑、善听、善问、善记、善录、善索（索要有关资料）。6．搜集网络资料。人类社会已进入高速发展的信息时代。计算机互联网上出现大量电子图书，还有地方志的专题网页。同时，各级政府网站和信息资料库纷纷建立，大量信息资料被推向全国、全世界，这为我们利用互联网查阅和搜集地情资料提供了有利条件。为加速资料信息的采编、整理、分类、合成过程，缩短成书时间，应充分利用互联网这条便捷有效的途径。政府工作报告、统计公报等重要资料都可从网上轻而易举地获取。从网上下载资料应注明网址、标题、编者及下载时间。

可以采取“四先四后一综合”的方法搜集资料。“四先四后”：一是先易后难。先搜集难度小的资料，再搜集难度大的资料，合理调度人力物力。二是“先内后外”。先搜集本单位本部门自存的资料，后搜集外单位外部门的资料，包括县级、地级、省级、中央级档案馆所藏资料，避免在内部能解决的资料问题，却舍近求远，浪费人力物力。三是“先急后缓”。先搜集濒于湮没、急待抢救的“活”资料，后搜集文字、报刊、档案等不太紧急的“死”资料，以防年事巳高的“活资料”因抢救不及时，造成无法弥补的损失。四是“先远后近”。即先搜集志书上限资料，后搜集下限资料；先搜集事物发端资料，再搜集其过程及结果资料。“一综合”是根据实际情况，灵活掌握搜集资料的先后顺序，综合搜集资料。湖北咸宁市咸安区政协的陈大银，联系修志实际，把新闻采访、社会调查方法移植到搜集修志资料上来，速度快，效率高，质量好。他体会到，搜集修志资料要采取综合的方法：把查阅档案馆资料与查阅本单位资料结合起来；把查阅机构改革前的档案与查阅改革后的档案结合起来；把查阅修志断限内资料与查阅断限外资料结合起来；把简略看目录、文件标题与详细看内容结合起来；把摘抄、微机录入与复印结合起来；把问卷调查与抄奖牌奖旗结合起来；把查阅文字史料与口碑资料结合起来。他的体会对修志工作有一定启发。

二、怎样鉴别和考订资料

搜集来的地方志资料，有的因来源不同，有的因观念不同，有的因角度不同，有的受时代局限，有的还因宣传需要，造成一事异载、一题几说、真伪相间、正误互见等现象，需要逐条逐件审核，辨其真伪，考其正误，定其优劣，确保资料翔实、准确、可靠，避免出现“硬伤”。

第一，资料真伪鉴别。一般从以下几方面入手：一看资料来源。通常认为，来自档案的原始资料，可靠性高一些；出自可靠人之手的资料可信度高一些。同一事件的不同记载，如口碑资料与文献资料记载不同，当事人口碑资料与非当事人口碑资料记载不同，历史文献资料与当代文献资料记载不同，正面资料与反面资料记载不同，实物资料与文字资料记载不同，第一手资料与第二手资料记载不同，一般以前者为主，后者为辅，并结合当时背景，判断可靠程度。二看资料作者。有专家提出，可从纸质、字型、避讳、物品、事实、引文、词语特色等方面，来鉴定文字资料的时代和作者。例如，“为皇上尽忠”、“为党国效劳”、“为人民服务”等用语，不指明即可知道是什么时期、什么人的常用语。三看资料内容，是否与当时当地实际情况相符，是不是完整的“历史真实”，是否还有重大史料的遗漏。尤其是反映社会负面的资料，要从背景源流、社会影响、给人启迪等方面综合分析，辨其真伪。四看资料形式。草稿、底稿、正稿相比，正稿属定稿，可靠性大一些。在各种版本的资料中，一般以原版本或校勘本为准。年鉴资料入志，宣传资料入志，应注意挤压“水分”。

第二，资料正误考证。常用以下几种方法：一是人证。请知情人核实史料，用“活”资料来验证文字资料。活资料可信度越高，此法越可靠有效。应用多人而不是一人的口碑资料验证文字资料。二是物证。以实物和现场勘察资料，考订文字或口碑资料。例如，人们对《孙子兵法》的作者是孙武还是孙膑，说法不一。后来，汉墓出土文物中发现《孙子兵法》和《孙膑兵法》，就使这个问题迎刃而解。三是书证。将同一问题的不同资料进行对比，科学分析，以文献证文献。可以内证，以书内资料自证，看上下数据是否统一，前后提法是否一致；可以外证，以书外记载来订正书内谬误，尽量使用权威性资料，进行考证。有的要依据离事件发生时间最先、地点最近的著作为准，有的要考虑作者的史德、史识和时代，有的还要考虑提供资料者的有关情况。对于孤证，一般慎取或不取。四是理证。即运用逻辑推理并辅之其他方法，论证资料正误。例如，某县有一份档案资料反映:1948年初，全县有国民党党员1000人，与当时省报文章口径一致。县志编辑人员分析认为，那时全县总人口不过万人，而国民党党员达千人之多，不大可能。于是，他们查阅大量资料，发现当时全县国民党党员花名册上记载的是400人；最后，又找到当时伪县长的一份交待材料，说那时国民党为稳定民心，县党部向省府作了伪报。于是，此份资料的正误就此辨清。五是法证，即依法求证。六是技证，即技术鉴定。通过这些方法考证，纠正资料的一些差错，包括史料性差错、思想性差错、知识性差错、技术性差错、文字性差错等。

第三，资料价值判定。判定资料的价值，不能采取肯定一切或否定一切的绝对态度。著名学者于光远曾经指出，一份可靠程度比较高的材料，其中，也不是完全没有错误的，一份可靠程度很低的材料，其中也可能有若干可靠而且很有用的东西。因此，对材料本身和材料的每一个部分，仍须作个别的仔细的研究。（于光远著：《怎样进行调查研究》，中国青年出版社，1981年版）在此基础上，通过去粗取精、去伪存真、由表及里、由此及彼的细心审订，才能对搜集的资料或资料中的一部分作出价值判定，确定该资料是否具有使用价值，然后决定取舍。有些资料质量不高，直接影响其使用价值。资料质量不高，主要表现在六多六少：静态资料多，动态资料少；一般性资料多，典型性资料少；概念、理论、政策、制度性资料多，定量性、实践性、活动性资料少；表面性资料多，有深度的资料少；众所周知的共性资料多，独家有价值的鲜活资料少；点到为止、罗列现象的资料多，揭示事物内在联系的资料少，人们看了得不到什么启发。要改变这“六多六少”现象，努力优化资料，提高志书质量和价值。

三、怎样综合整理资料

搜集来的资料必须进行整理，才能更好地地运用。整理资料一般按以下步骤进行：第一，登记。按照文献资料、实物资料和口碑资料等形式，分别建立资料登记簿，将搜集的资料，随时进行流水编号登记，详记出处。项目包括：日期、名称、来源、种类、形式、页数、件数，以及搜集人姓名等。即使是“断简残编”，也“皆为至宝”，务必登记，尽量保持资料原貌。第二，分类。对搜集的资料按一定的标准进行分类，为加工处理打基础。常用方法：一是按行政区划分层次，或按部门、单位分类，将相同地方的资料归到一起。二是按时代、时期、时间分层次，归集资料。三是按内容和篇目，将相同资料集中在一起。四是按纪事本末，将某一事件或某一活动的起源、经过、结果等内容有序地汇集到一起。五是按主题词，将资料分为各种类别。这些方法，各有优缺点。可根据本地资料情况，以一种形式为主，其他形式为辅，灵活运用。第三，建卡。按照一事一卡原则，建立资料卡片。卡片表头项目包括：分类编号、资料题目、资料种类、保存单位、馆藏编号、原文题目、著译者、卷、期、册、页、形成年代、出版社名、出版时间、摘抄人、摘抄日期等。抄录原文应字迹工整，加引号并及时核对，防止笔误；同一问题不同记载均应抄录。为便于查找利用，还可制作一些目录和索引，如总目录、分类目录、专题目录、主题索引、人名索引、地名索引、篇名索引等。第四，立卷。对建卡归类的大量资料进行仔细核对后，分章装袋，并在袋面附资料目录，与《资料登记簿》一致，有的要注明所属的篇、章、节。为方便使用，资料纸面如果大小不一，可用16开白纸粘贴统一起来；图表、照片不另行造册，分别归到相应的资料中，然后按方志类目秩序立卷归档。第五，加工。资料汇集后，依据编纂篇目分到最后一个层次，按时间顺序，或来源部门，或资料形式，或资料内容排列，并作些处理：补充不足资料，核实不准资料，剔除不用资料。最后，本着“宁失于繁，勿失于略”的精神，用记述体写出资料专题，用编纂体整理出资料长编。其基本形式：标题，资料，资料出处，资料考证结论，编者说明。资料长编是以篇目为线索，从资料到志书的桥梁。司马光编纂《资治通鉴》就是“先立丛目，后修长编，再削笔成书”。第六，保管。整理后的资料也是十分宝贵的成果。要有专人负责，强化资料保管意识，健全保管制度，认真落实保管措施，切实做好保管工作。以上步骤，可以同步进行，可以异步进行，也可以交叉进行，各地可以根据实际情况酌定。

四、怎样选用资料

搜集来的资料，哪些可以入志，那些可以多入志，哪些可以少入志，还需要慎重考虑。根据第二轮修志的要求，应当重视选用以下11类资料：1．关于改革开放重大成就和发展脉络的主线资料，特别是对事物发展起关键作用的资料，反映事业兴衰的资料；2．关于反映地方特色、时代特色和专业特色的核心资料；3．关于用来开展爱国主义、革命传统和乡土教育的典型资料；4．关于体现社会主义新风尚新道德新面貌的亮点资料；5．关于重要人物在本地活动的新闻资料；6．关于工作重点、难点和社会热点、焦点问题的敏感资料；7．关于精神文明和民主法制建设的新鲜资料；8．关于说明事物发展变化因果关系的关联资料；9．关于现代科技含量高的生产、科研资料；10．关于可作前志拾遗纠错的补充资料；11．关于“之最、第一”的“冒尖”资料等。选用资料过程要注意处理好9种关系：（1）实和虚的关系，用事实和数据说话，不用空话代史实。（2）主和辅的关系。突出主体工作，辅之其他工作，多用宏观资料，少用琐碎资料，多用工作结果资料，少用工作过程资料。（3）普与特的关系。共性资料地方化、具体化，突出特色。（4）广和深的关系。点面结合，横不缺要项，纵不断主线。（5）人和事的关系。记事为主，以事系人，多用典型资料，少用一般性资料。（6）文与图的关系。文字为主，辅以图表资料。（7）得与失的关系。成绩为主，也用代表性失误资料。（8）古和今的关系。详今略古，详近略远。（9）时与地的关系。坚持区域性和时限性统一。（程林章）